Uma área de atas de reunião para poder ser visualizada tem de ser aprovada (campo “Estado da Aprovação”)
Mas o conteúdo dessa área, nomeadamente pastas e documentos tem também de ser aprovado.
Uma forma simples de verificar quais os itens que não estão ainda aprovados, ou seja “pendentes”, é utilizar a vista “Aprovar/rejeitar itens“.
Depois seleccionamos os itens que estão “pendentes”.
Para aprovar utilizamos a barra superior “Ficheiros” e escolhemos “Aprovar/Rejeitar”.
1 – Escolha a opção “Novo > Pasta de Candidaturas”
2 – Preencha os campos indicados
Comece por seleccionar o ano lectivo, tipo de candidatura, etc. O nome da pasta de candidaturas é sugerido conforme for prenchendo os campos.
Para terminar faça “Guardar”.
3- Aprovar a pasta de candidaturas para poder partilhar
Antes de poder partilhar a pasta, com os respectivos documentos e/ou subpastas, terá de “Aprovar“.
4- Aprovar dos documentos e/ou subpastas da pasta de candidaturas
Para se sejam visiveis, com quem se vai partilhar, os documentos e/ou subspastas também têm de ser aprovados.
5 – Partilhar a Pasta de Candidaturas com os elementos do júri
Depois dos elementos todos aprovados podemos partilhar a pasta de candidaturas para que seja consultada pelo júri.
Neste momento por defeito o júri pode adicionar documentos mas não pode aprovar, nem eliminar.
Ao surgir o ecrã com as opções de partilha devemos primeiro pesquisar o utilizador, depois clicamos na parte “Mostrar Opções” e seleccionamos para enviar email.
Um aspecto importante é colocar as permissões correctas. No ecrã, no topo, surgem as opções se o utilizador deverá poder editar ou apenas ver os itens (aprovados).
Se no ecrã não surgir logo no topo as opções “Pode Ver“/”Pode Editar“, os niveís de permissão surgem ao clicar na parte “Mostrar Opções“.
Para que o acesso partilhado seja apenas para ver os documentos aprovados e não poder fazer alterações devem escolher a permissão “Cursos – Leitura“.
Ao clicar no botão partilhar será enviado o email para o utilizador.
Para qualquer dúvida por favor entrem em contato através do email “o365@uma.pt” ou pelas extensões 6461, 6462, 6464.
Outras Referências da Plataforma
Existem varias formas de criar uma nova Biblioteca de Documentos, aqui iremos descrever apenas uma.
Comece por abrir a sua OneDrive.
Em seguida deve clicar na “Roda Dentada (Settings)” e escolher “Site contents”.
No “Site Contents” deverá escolher a opção “Add an App”.
Entre as diferentes opções de “Apps” que pode adicionar existe uma em destaque, utilize a “Document Library”.
Atribua um nome a sua nova biblioteca de documentos.
A nova biblioteca deverá surgir destacada com uma nota verde “new!”
Para mais facilmente aceder à nova Biblioteca de Documentos pode adicionar um link na barra de navegação lateral.
Clique no “…” como mostra a seguinte imagem.
Ao escolher “Settings” irá ser levado para uma nova pagina de opções desta nova biblioteca.
Em seguida e em “General Settings” pode clicar em “List name, description and navigation”
Onde diz “Display this document libry on the Quick Lounch” escolha “Yes” e guarde as alterações clicando em “Save”. Ver imagem.
No final, o link para a nova biblioteca de documentos deverá surgir como mostra a seguinte imagem.
Depois de ter adicionado a nova biblioteca, deverá verificar sempre os privilégios de acesso a essa biblioteca.
Nota Importante: Por defeito as novas bibliotecas herdam os privilégios do seu perfil, todos os utilizadores excepto os externos tem privilégios de leitura sobre a nova biblioteca.
Pode consultar os privilégios clicando nos “…” como mostra a seguinte imagem.
Em seguida deve clicar em “Settings”.
Irá surgir uma lista de varias opções que poderá alterar a seu gosto.
Na secção “Permissions and Management” clique em “Permissions for this document library”.
Em seguida irá surgir uma tabela com detalhes de todos os “grupos de utilizadores” e ou “utilizadores” e os respectivos privilégios sobre a biblioteca em questão.
Pode verificar o tipo de acesso que cada utilizador possui na coluna “Permissions Levels”.
Como já foi mencionado anteriormente, esta nova biblioteca herdou as permissões do seu Perfil “My-Sharepoint”.
Tipicamente deverá existir o grupo “Everyone except external users” com privilégios de leitura.
Para remover este grupo deve parar a herança de permissões clicando em “Stop Inheriting Permissions”.
Em seguida deve surgir um pedido de confirmação, clique em OK.
Selecione o grupo “Everyone except external users”.
Clique em “Remove User Permissions”.
Quando questionado se pretende remover o utilizador clique em OK. Acabou de remover o grupo “Everyone except external users” com privilégios de leitura.
Também pode alterar as permissões de a acesso de qualquer utilizador a esta biblioteca, basta que selecione o utilizador e clique em “Edit User Permissions”.
Esta é lista de permissões disponível para o utilizador selecionado
Desta lista selecione a que melhor se adequa à situação, e guarde as alterações.
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A Universidade da Madeira está a oferecer o Office gratuito a todos os seus estudantes. Isto significa teres a última versão do pacote completo de produtividade Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint, OneNote, e muito mais, para uso offline e online, que te ajudará a preparar as tuas aulas e estudos. Enquanto fores nosso aluno, poderás usar este software gratuitamente.
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Encoraje também os seus alunos a obterem o seu Office gratuito em Office.com/GetOffice365.
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Deve utilizar o endereço http://docs.uma.pt . Poderão também ser utilizados outros endereços como:
Os passos rápidos para aceder são:
1. Acedendo a partir do endereço “docs.uma.pt” surge uma ajuda de como se autenticar. Caso seleccione a opção “Não voltar a apresentar esta ajuda” então este ecrã não voltará a ser apresentado. Faça depois “Continuar”
2. Introduzir o seu Login. Se for docente ou funcionário coloque o login do SiDoc (ou GesAlunos) seguido de @staff.uma.pt. Se for aluno coloque o seu número seguido de @student.uma.pt.
3. Será redireccionado para o sistema de autenticação federado da UMa onde poderá colocar a senha.
4. Introduzir a sua senha de acesso. Se for docente ou funcionário é a mesma que utiliza no sistema SiDoc (ou GesAlunos). Se for aluno é a mesma que utiliza no sistema InfoAlunos.
Neste passo se estiver a utilizar o navegador “Internet Explorer” poderá surgir um outro ecrã:
5. Se for o seu primeiro acesso poderá ser pedido para confirmar a sua Localização Geográfica (estando na Madeira deverá selecionar a opção “GMT – Lisboa, Greenwich”)
6. Se acedeu pelo endereço “docs.uma.pt” a sua página de entrada será algo semelhante a:
Se acedeu através de outro endereço (o365.uma.pt, outlook.student.uma.pt, etc) a sua página de entrada poderá ser da sua área de correio (Outlook Web App):
Através do interface no navegador de internet a plataforma não dá a possibilidade de manipular (copiar, mover, etc) uma pasta ou vários ficheiros ao mesmo tempo.
Através do Internet Explorer poderá utilizar a funcionalidade “abrir no explorador” que permite abrir uma janela e manipular os ficheiros de uma área da plataforma como se fosse uma pasta do seu computador local.
Entre na área de documento que pretende manipluar, clique em cima onde diz “biblioteca” e depois em “abrir no explorador”. Irá surgir depois uma janela onde pode aceder aos ficheiros e pastas (mudar o nome, copiar, eliminar) como se estivessem no seu PC.
Aceda ao video com um exemplo de utilização da funcionalidade:
Para qualquer dúvida por favor entrem em contato através do email “o365@uma.pt” ou pelas extensões 6461, 6462, 6464.
Outras Referências da Plataforma
As caixas de correio partilhadas permitem que um grupo de pessoas possa ler e enviar e-mail de uma conta comum.
Quando um membro do grupo responder a uma mensagem enviada para a caixa de correio partilhada, o e-mail é enviado do endereço partilhado e não do utilizador individual.
As acções de um dos utilizadores na conta partilhada reflete-se para todo o grupo de utilizadores. Ou seja, se eliminarmos uma mensagem ela deixa de estar disponível para os outros utilizadores da conta.
A vantagem desta ferramenta é poder manter um histórico dos assuntos tratados no âmbito de serviço, unidade, gabinete ou cargo em vez de ficar apenas no correio individual de cada interveniente.
Por exemplo, na direcção de curso quando houver alteração de docentes nos cargos uma conta partilhada, para o diretor de curso, permite àos novos diretores de curso se inteirarem dos assuntos e decisões mais importantes tomadas no âmbito do curso.
Poderá aceder a esta conta no “Outlook Web App” se aceder com a sua conta “…@staff.uma.pt”. Neste caso autentica-se na plataforma e acede ao menu “Outlook”. Depois clica na parte superior no foto/icon de utilizador e acede à opção “Abrir outra caixa de correio…”. Na janela que irá surgir coloca o endereço de correio da conta partilhada e clica em “Abrir”.
Esta conta de correio associada ao curso pode ainda ser configurada no vosso cliente local de correio como o Outlook ou Thunderbird. Se for o “Outlook 2010” ou “Outlook 2013” a caixa de correio ficará automaticamente associada se já tiver migrado a sua conta da UMa (@uma.pt) para o “Office365” (@staff.uma.pt).
ATENÇÃO: se utilizar o Outlook 2013 ou Outlook 2010 são necessárias configurações extras no Windows para a conta partilhada e por isso um técnico da informática deve intervir para proceder à configuração desses parâmetros.
Para qualquer dúvida por favor entrem em contato através do email “o365@uma.pt” ou pelas extensões 6461, 6462, 6464.
Para descarregar (download) um cópia de um documento ou ficheiro para o seu computador siga os passos seguintes:
Seleccionar o ficheiro utilizando a primeira coluna da lista.
Clicar no tabulador superior “Ficheiros” para surgir as funcionalidades que podemos aplicar ao ficheiro.
Depois ao escolher a opção “Transferir uma Cópia” será descarregado para o seu computador um cópia do ficheiro seleccionado.
Para qualquer dúvida por favor entrem em contato através do email “o365@uma.pt” ou pelas extensões 6461, 6462, 6464.
Outras Referências da Plataforma