Para qualquer dúvida por favor entrem em contato através do email “o365@uma.pt” ou pelas extensões 6461, 6462, 6464.
Outras Referências da Plataforma
Deve utilizar o endereço http://docs.uma.pt . Poderão também ser utilizados outros endereços como:
Os passos rápidos para aceder são:
1. Acedendo a partir do endereço “docs.uma.pt” surge uma ajuda de como se autenticar. Caso seleccione a opção “Não voltar a apresentar esta ajuda” então este ecrã não voltará a ser apresentado. Faça depois “Continuar”
2. Introduzir o seu Login. Se for docente ou funcionário coloque o login do SiDoc (ou GesAlunos) seguido de @staff.uma.pt. Se for aluno coloque o seu número seguido de @student.uma.pt.
3. Será redireccionado para o sistema de autenticação federado da UMa onde poderá colocar a senha.
4. Introduzir a sua senha de acesso. Se for docente ou funcionário é a mesma que utiliza no sistema SiDoc (ou GesAlunos). Se for aluno é a mesma que utiliza no sistema InfoAlunos.
Neste passo se estiver a utilizar o navegador “Internet Explorer” poderá surgir um outro ecrã:
5. Se for o seu primeiro acesso poderá ser pedido para confirmar a sua Localização Geográfica (estando na Madeira deverá selecionar a opção “GMT – Lisboa, Greenwich”)
6. Se acedeu pelo endereço “docs.uma.pt” a sua página de entrada será algo semelhante a:
Se acedeu através de outro endereço (o365.uma.pt, outlook.student.uma.pt, etc) a sua página de entrada poderá ser da sua área de correio (Outlook Web App):
Através do interface no navegador de internet a plataforma não dá a possibilidade de manipular (copiar, mover, etc) uma pasta ou vários ficheiros ao mesmo tempo.
Através do Internet Explorer poderá utilizar a funcionalidade “abrir no explorador” que permite abrir uma janela e manipular os ficheiros de uma área da plataforma como se fosse uma pasta do seu computador local.
Entre na área de documento que pretende manipluar, clique em cima onde diz “biblioteca” e depois em “abrir no explorador”. Irá surgir depois uma janela onde pode aceder aos ficheiros e pastas (mudar o nome, copiar, eliminar) como se estivessem no seu PC.
Aceda ao video com um exemplo de utilização da funcionalidade:
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Outras Referências da Plataforma
Para descarregar (download) um cópia de um documento ou ficheiro para o seu computador siga os passos seguintes:
Seleccionar o ficheiro utilizando a primeira coluna da lista.
Clicar no tabulador superior “Ficheiros” para surgir as funcionalidades que podemos aplicar ao ficheiro.
Depois ao escolher a opção “Transferir uma Cópia” será descarregado para o seu computador um cópia do ficheiro seleccionado.
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Outras Referências da Plataforma
Podemos numa área de docuemtos criar alertas por email para recebermos um email sempre que for alterado um documento ou pasta. Para isso utilizamos o tabulador superior “Biblioteca” e a opção “Alertar-me”
Poderá ver o vídeo com todos os passos:
Pesquisa
Como forma de encontrar informação mais facilmente existe presente em toda a plataforma, no canto superior direito, o campo “pesquisar/search”.
A pesquisa é realizada de acordo com o nível do site onde está. Na entrada “docs.uma.pt” pesquisará em todos os sites enquanto se entrar no site “Reitoria” ou “Cursos” o campo só pesquisará nesses sites.
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Outras Referências da Plataforma
A ligação externa para um ficheiro permite partilhar o acesso a um documento (leitura ou escrita) sem ser necessário haver autenticação na plataforma. Assim o ficheiro poderá ser facilmente visualizado por pessoas externas à instituição ou sem haver necessidade de fazer autenticação na plataforma.
Atenção: um ficheiro para poder ser acedido por uma ligação externa tem de estar no estado aprovado. Para saber mais sobre a aprovação veja Passar um documento para o estado “Aprovado”.
Para criar a ligação comece por seleccionar o ficheiro utilizando a primeira coluna da lista.
Clicar no tabulador superior “Ficheiros” para surgir as funcionalidades que podemos aplicar ao ficheiro.
Escolher a opção “Partilhado Com“. Depois surge uma janela onde devemos escolher a opção “Obter Ligação“.
Ao clicar na opção “Obter Ligação” surge um ecrã onde temos a opção de criar as ligações externas para visualizar ou para editar o documento. Deve ser utilizada a função “Criar Ligação” para ser gerada a ligação de acesso externo.
Para utilizar o acesso basta copiar a ligação gerada.
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Outras Referências da Plataforma
Seleccionar o ficheiro utilizando a primeira coluna da lista.
Clicar no tabulador superior “Ficheiros” para surgir as funcionalidades que podemos aplicar ao ficheiro.
Escolher a opção “Eliminar Documento“.
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Outras Referências da Plataforma
Seleccionar o ficheiro utilizando a primeira coluna da lista.
Clicar no tabulador superior “Ficheiros” para surgir as funcionalidades que podemos aplicar ao ficheiro.
Passar para o estado “Pendente” utilizando a função “Publicar“. Surge uma janela se quisermos colocar um comentário. clique depois no botão “Ok”.
Depois devemos voltar a seleccionar o ficheiro e agora escolher a função “Aprovar/Rejeitar“.
Surge uma janela com diversas opções e um campo se pretender fazer um comentário. Escolha “Aprovado” e depois o botão “Ok“.
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Outras Referências da Plataforma
A cada ficheiro de uma área de documentos podem ser associados dois campos: “Versão” e “Estado de Aprovação“.
Podemos definir que numa área de documentos um ficheiro ou pasta têm associado dois estados de aprovação: “Pendente” e “Aprovado“.
Nesta configuração o estado inicial de um documento é “Pendente“. Depois passa para “Aprovado”
Nos estado “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento ou com permissão para aprovar é que conseguem visualizá-lo.
Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).
Os estados de aprovação existentes são “Rascunho“, “Pendente” e “Aprovado“.
O “Rascunho” é o estado inicial de um documento. Ao ser criado um documento este fica na versão “0.1” e no estado “Rascunho“.
Depois existe uma aprovação intermédia onde é publicado passando para o estado “Pendente“. O estado final é o “Aprovado“.
Nos estados “Rascunho” e “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento é que conseguem visualizá-lo. Os utilizadores com permissão para aprovar também conseguem visualizar todos os documentos nestes estados. Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).
Nos estados “Rascunho” e “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento é que conseguem visualizá-lo. Os utilizadores com permissão para aprovar também conseguem visualizar todos os documentos nestes estados. Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).
Um documento pode ter associado versões intermédia e/ou principais .
As versões intermédias são do tipo “x.1”, “x.2”, “x.3”. As versões principais são do tipo “1.x”. “2.x”. 3.x”. As versões intermédias são incrementadas sempre que um ficheiro sofre uma alteração ou é enviado novamente para a área de documentos. As versões principais são incrementadas sempre que foi realizada uma aprovação, ou seja, a primeira aprovação é a “1.0”, a segunda aprovação é a “2.0”, etc.
Sempre que foi efectuada uma alteração ao documento ou se for novamente enviado para a área é criada uma versão “intermédia”, ou seja, se estiver na versão 0.1 passa para “0.2”, “0.3”, etc. Se estiver na versão “1.0” passa para a versão “1.1”, “1.2”, etc.
A última versão aprovada de um documento fica sempre visível, para os utilizadores com permissão de leitura, mesmo que tenha sido alterado. Por exemplo se aprovamos um documento que fique na versão “1.0” este fica disponível para todos os utilizadores poderem aceder. Se for entretanto alterado várias vezes ficando por exemplo na versão “1.5” os utilizadores com permissão de leitura têm acesso à última versão aprovada, ou seja, a versão “1.0”. Apenas quem criou o documento ou pode aprovar é que pode aceder ao documento na versão “1.5”. Isto permite publicarmos e aprovarmos um documento e continuarmos a alterá-lo sem mostrar essas alterações para outros utilizadores enquanto não forem aprovadas.
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Outras Referências da Plataforma