Os conceitos de “Versão” e “Estado de Aprovação”
Os conceitos de “Versão” e “Estado de Aprovação”
A cada ficheiro de uma área de documentos podem ser associados dois campos: “Versão” e “Estado de Aprovação“.
Documento com dois Estados de Aprovação: “Pendente” e “Aprovado”
Podemos definir que numa área de documentos um ficheiro ou pasta têm associado dois estados de aprovação: “Pendente” e “Aprovado“.
Nesta configuração o estado inicial de um documento é “Pendente“. Depois passa para “Aprovado”
Nos estado “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento ou com permissão para aprovar é que conseguem visualizá-lo.
Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).
Documento com três Estados de Aprovação: “Rascunho”, “Pendente” e “Aprovado”
Os estados de aprovação existentes são “Rascunho“, “Pendente” e “Aprovado“.
O “Rascunho” é o estado inicial de um documento. Ao ser criado um documento este fica na versão “0.1” e no estado “Rascunho“.
Depois existe uma aprovação intermédia onde é publicado passando para o estado “Pendente“. O estado final é o “Aprovado“.
Nos estados “Rascunho” e “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento é que conseguem visualizá-lo. Os utilizadores com permissão para aprovar também conseguem visualizar todos os documentos nestes estados. Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).
Nos estados “Rascunho” e “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento é que conseguem visualizá-lo. Os utilizadores com permissão para aprovar também conseguem visualizar todos os documentos nestes estados. Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).
Versões de um Documento: “Intermédia” e “Principal”
Um documento pode ter associado versões intermédia e/ou principais .
As versões intermédias são do tipo “x.1”, “x.2”, “x.3”. As versões principais são do tipo “1.x”. “2.x”. 3.x”. As versões intermédias são incrementadas sempre que um ficheiro sofre uma alteração ou é enviado novamente para a área de documentos. As versões principais são incrementadas sempre que foi realizada uma aprovação, ou seja, a primeira aprovação é a “1.0”, a segunda aprovação é a “2.0”, etc.
Sempre que foi efectuada uma alteração ao documento ou se for novamente enviado para a área é criada uma versão “intermédia”, ou seja, se estiver na versão 0.1 passa para “0.2”, “0.3”, etc. Se estiver na versão “1.0” passa para a versão “1.1”, “1.2”, etc.
A última versão aprovada de um documento fica sempre visível, para os utilizadores com permissão de leitura, mesmo que tenha sido alterado. Por exemplo se aprovamos um documento que fique na versão “1.0” este fica disponível para todos os utilizadores poderem aceder. Se for entretanto alterado várias vezes ficando por exemplo na versão “1.5” os utilizadores com permissão de leitura têm acesso à última versão aprovada, ou seja, a versão “1.0”. Apenas quem criou o documento ou pode aprovar é que pode aceder ao documento na versão “1.5”. Isto permite publicarmos e aprovarmos um documento e continuarmos a alterá-lo sem mostrar essas alterações para outros utilizadores enquanto não forem aprovadas.
Veja também: Passar um documento para o estado “Aprovado”
Para qualquer dúvida por favor entrem em contato através do email “o365@uma.pt” ou pelas extensões 6461, 6462, 6464.
Outras Referências da Plataforma
- Autenticação e Entrada
- Adicionar um ficheiro a uma área de documentos (“library”)
- Eliminar um documento
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- Passar um documento para o estado “Aprovado”
- Criar ligação externa para documento
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