office365

Passar um documento para o estado “Aprovado” quando temos 3 estados de aprovação.

Seleccionar o ficheiro utilizando a primeira coluna da lista.

Clicar no tabulador superior “Ficheiros” para surgir as funcionalidades que podemos aplicar ao ficheiro.

Passar para o estado “Pendente” utilizando a função “Publicar“. Surge uma janela se quisermos colocar um comentário. clique depois no botão “Ok”.

Depois devemos voltar a seleccionar o ficheiro e agora escolher a função “Aprovar/Rejeitar“.

Surge uma janela com diversas opções e um campo se pretender fazer um comentário. Escolha “Aprovado” e depois o botão “Ok“.

Para qualquer dúvida por favor entrem em contato através do email “o365@uma.pt” ou pelas extensões 6461, 6462, 6464.

Outras Referências da Plataforma

Os conceitos de “Versão” e “Estado de Aprovação”

A cada ficheiro de uma área de documentos podem ser associados dois campos: “Versão” e “Estado de Aprovação“.

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Documento com dois Estados de Aprovação: “Pendente” e “Aprovado”

Podemos definir que numa área de documentos um ficheiro ou pasta têm associado dois estados de aprovação: “Pendente” e “Aprovado“.

Nesta configuração o estado inicial de um documento é “Pendente“. Depois passa para “Aprovado”

Nos estado “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento ou com permissão para aprovar é que conseguem visualizá-lo.

Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).

Documento com três Estados de Aprovação: “Rascunho”, “Pendente” e “Aprovado”

Os estados de aprovação existentes são “Rascunho“, “Pendente” e “Aprovado“.

O “Rascunho” é o estado inicial de um documento. Ao ser criado um documento este fica na versão “0.1” e no estado “Rascunho“.

Depois existe uma aprovação intermédia onde é publicado passando para o estado “Pendente“. O estado final é o “Aprovado“.

Nos estados “Rascunho” e “Pendente” só os utilizadores que criaram o documento é que conseguem visualizá-lo. Os utilizadores com permissão para aprovar também conseguem visualizar todos os documentos nestes estados. Só depois de um documento estar no estado “Aprovado” é que pode ser visualizado por outros utilizadores (com a permissão de leitura).

Versões de um Documento: “Intermédia” e “Principal”

Um documento pode ter associado versões intermédia e/ou principais .

As versões intermédias são do tipo “x.1”, “x.2”, “x.3”. As versões principais são do tipo “1.x”. “2.x”. 3.x”. As versões intermédias são incrementadas sempre que um ficheiro sofre uma alteração ou é enviado novamente para a área de documentos. As versões principais são incrementadas sempre que foi realizada uma aprovação, ou seja, a primeira aprovação é a “1.0”, a segunda aprovação é a “2.0”, etc.

Sempre que foi efectuada uma alteração ao documento ou se for novamente enviado para a área é criada uma versão “intermédia”, ou seja, se estiver na versão 0.1 passa para “0.2”, “0.3”, etc. Se estiver na versão “1.0” passa para a versão “1.1”, “1.2”, etc.

A última versão aprovada de um documento fica sempre visível, para os utilizadores com permissão de leitura, mesmo que tenha sido alterado. Por exemplo se aprovamos um documento que fique na versão “1.0” este fica disponível para todos os utilizadores poderem aceder. Se for entretanto alterado várias vezes ficando por exemplo na versão “1.5” os utilizadores com permissão de leitura têm acesso à última versão aprovada, ou seja, a versão “1.0”. Apenas quem criou o documento ou pode aprovar é que pode aceder ao documento na versão “1.5”. Isto permite publicarmos e aprovarmos um documento e continuarmos a alterá-lo sem mostrar essas alterações para outros utilizadores enquanto não forem aprovadas.

Veja também: Passar um documento para o estado “Aprovado”

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Outras Referências da Plataforma

Adicionar um ficheiro a uma área de documentos (“library”)

Inserir documento/ficheiro

Para inserir ou adicionar um ficheiro a uma área de documentos basta aceder à área e arrastar o ficheiro para cima da lista.

Quando surgir a indicação “Largar aqui…” podemos deixar e o ficheiro será enviado para a área.

Outra forma de inserir um documento será utilizar a opção “Carregar” (existente ao lado do link “+ novo“), escolher o ficheiro e clicar “ok”.

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Veja também:

Outras Referências da Plataforma

Office365 – A plataforma “docs.uma.pt”

Instruções Breves sobre o “docs.uma.pt”

Introdução

O domínio docs.uma.pt é o ponto de entrada para o centro de documentação integrado da UMa. Esta plataforma está assente na tecnologia “SharePoint 365” que permite soluções de gestão documental e de processos.

O docs.uma.pt é o sítio onde a documentação gerada pela UMa será partilhada à sua comunidade académica: docentes, colaboradores não-docentes e alunos. Os sítios inicialmente disponibilizados foram “Reitoria” e “Cursos”, prevendo-se que gradualmente toda a documentação gerada pela UMa venha a ser disponibilizada também.

Entrada na plataforma

Para aceder à plataforma, deverá aceder ao endereço docs.uma.pt . Para se autenticar e entrar na plataforma os passos são os seguintes:

Se for docente ou funcionário coloque o login do SiDoc seguido de @staff.uma.pt.A ‘palavra-passe’ a colocar é a mesma que utiliza no sistema SiDoc.
Se for aluno coloque o seu número seguido de @student.uma.pt.A ‘palavra-passe’ a colocar é a mesma que utiliza no sistema InfoAlunos.
Confirmar que é redirecionado automaticamente para o endereço docs.uma.pt, que poderá identificar pela imagem seguinte.

Para mais detalhes sobre a autenticação e entrada na plataforma consulte a página “docs.uma.pt – Entrada” .

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Outras Referências da Plataforma

Cliente Local de eMail

Ligação ao Office 365 com Cliente Local de eMail

Configuração automática do Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook tem a capacidade de detetar automaticamente qual a configuração adequada para addicionar uma nova conta.

1. Já possui outras contas configuradas no seu Outlook terá que ir ao menu ficheiro (Se está configurar uma conta no Outlook pela primeira vez salte até o passo 3)

2. Clique em “Adicionar Conta”

3. Introduza: o seu nome, endereço de correio eletronico (<nome de utilizador SiDoc>@staff.uma.pt ou <nº de aluno>@student.uma.pt) e a password

4. Clique em seguinte, os dados introduzidos são verificados

5. E na ultima janela é confirmado a correta configuração

Configurações IMAP para outros clientes de email (Thunderbird, Mail da Apple e outros)

Servidor entrada: outlook.office365.com , Porta: 993, SSL: ssl
Servidor de envio: smtp.office365.com, Porta: 587, SSL: tls
Utilizador: <nome de utilizador do SiDoc>@staff.uma.pt; <nº de aluno>@student.uma.pt
(tem de ter o @staff.uma.pt ou @student.uma.pt)

Alternativa: Veja como pode consultar o seu email no Outlook Web Application.

Entrada

Instruções breves para aceder ao docs.uma.pt

Aceder ao link docs.uma.pt
Docente / Funcionário
- Sendo docente ou funcionário coloque o login do SiDoc (ou GesAlunos) seguido de @staff.uma.pt.
- Será redireccionado para uma página onde deve colocar a ‘palavra-passe’ que é a mesma que utiliza no sistema SiDoc (ou GesAlunos) .
- Poderá ser necessário no seu primeiro acesso confirmar a sua localização geográfica (estando na Madeira deverá selecionar a opção “GMT – Lisboa, Greenwich”).
- Depois de autenticado será redireccionado para a página de entrada da plataforma.

Aluno
- Sendo aluno coloque o seu número seguido de @student.uma.pt.
- Será redireccionado para uma página onde deve colocar ‘palavra-passe’ que é a mesma que utiliza no sistema InfoAlunos.
- Poderá ser necessário no seu primeiro acesso confirmar a sua localização geográfica (estando na Madeira deverá selecionar a opção “GMT – Lisboa, Greenwich”).
- Depois de autenticado será redireccionado para a página de entrada da plataforma.

Instruções Detalhadas

1. Acedendo a partir do endereço “docs.uma.pt” surge uma ajuda de como se autenticar. Caso seleccione a opção “Não voltar a apresentar esta ajuda” então este ecrã não voltará a ser apresentado. Faça depois “Continuar”

2. Introduzir o seu Login. Se for docente ou funcionário coloque o login do SiDoc (ou GesAlunos) seguido de @staff.uma.pt. Se for aluno coloque o seu número seguido de @student.uma.pt.

3. Será redireccionado para o sistema de autenticação federado da UMa onde poderá colocar a senha.

4. Introduzir a sua senha de acesso. Se for docente ou funcionário é a mesma que utiliza no sistema SiDoc (ou GesAlunos). Se for aluno é a mesma que utiliza no sistema InfoAlunos.

Neste passo se estiver a utilizar o navegador “Internet Explorer” poderá surgir um outro ecrã:

5. Se for o seu primeiro acesso poderá ser pedido para confirmar a sua Localização Geográfica (estando na Madeira deverá selecionar a opção “GMT – Lisboa, Greenwich”)

6. Se acedeu pelo endereço “docs.uma.pt” a sua página de entrada será algo semelhante a:

7. Pode chegar ainda de outra forma ao site dos documentos, acedendo primeiro aos ‘Sites’ e depois a ‘Team Sites’, como assinalado na imagem que se segue

8. Para visualizar os documentos, deverá seguir os passos ilustrados nas imagens seguintes
8.1. Clicando em 1 permite-lhe o acesso ao site e em 2 o acesso as pastas de documentos (quer seja clicando no icon da pasta ou no menu lateral).

8.2. Clicando em 3 permite-lhe o acesso a pasta do documento.

8.3. Clicando em 4 acede ao documento em pdf ou word

8.4. Clicando em 5 acede ao menu com várias opções sobre um documento, que ficam disponíveis ao selecionar em 6 qual o documento desejado.

Estas mesmas funcionalidades são disponibilizadas ainda de outra forma, bastando selecionar em 6 o documento desejado e ao clicar em 7 e 8 terá disponíveis as mesmas opções que estão no menu da imagem anterior. Fazendo duplo clique em a conseguirá fazer zoom ao documento, no caso de ser um documento word.

Poderá ainda ver um vídeo com demonstração de entrada:

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Outras Referências da Plataforma